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2006年07月03日

ビジネス文書の目的

先日、うちのマンションのポストに「ご近隣住民の皆様へ」、「新築工事着手のお知らせ」という紙が入っていました。で、読んでいて、一番知りたい情報が入っていないことに気がついたんです。

下のがその実物です。

謹啓　盛夏の候、時下ますますご清祥の段、お慶び申し上げます。

解体工事（２期）につきましては、ご近隣の皆様方には大変なご協力を頂き、深くお礼申し上げます。

引き続きまして、（仮称）港区ＸＸＸＸ計画新築工事を下記の通り着手することとなりましたのでお知らせいたします。

工事期間中は、何かとご近隣の皆様にはご迷惑をお掛けするかと存じますが、敷地周囲の安全対策を行い事故の防止に努め、騒音・振動・ほこり等につきましても細心の注意をはらい施工いたしますので何卒ご理解、ご協力賜りたくお願い申し上げます。

またお気づきの点がございましたら、下記に連絡先等を載せておりますので、ご連絡をいただきたくよろしくお願い申し上げます。　　謹白

（以下、省略）

典型的なビジネスの定型文書を感じさせます。他でも使いまわしているんだろうな、という感じ。

いや、きれいなレイアウトにきっちりした文章。とても良いと思うんです。でも、この工事がどこでやってる工事なのかがこれではよく分からない、と思ったんです。

住所は書いてあるんですよ。もちろん。

でも、住所を見て、どこの場所かが直感で分かるのは、頭の中にグーグルマップかマピオンのデータが入っている人、あるいは宅急便のドライバーくらいだと思うんですよね。

「工事はここでやってます」みたいな地図がちょこっと入っていれば、「ああ、あそこか」となります。

でも、地図がないと、「せっかくたくさんコピーしてポスティングしても、どこの話か分からない」ので、もったいないな、と。

ビジネス文書の目的って一体何なのでしょうか。たとえば、上の紙だと、「あそこで工事やってます、問題あるかもしれないけど許してね」というメッセージを伝えることですよね。その目的は果たして達成されているのかどうか。

いつも使っているビジネスの定型文書って、そんな観点で見直してみると、もっと伝わりやすくなるものってたくさんあるような気がしました。

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投稿者 鶴野充茂 : 2006年07月03日 14:21

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